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Gestión de Proyectos para la ONCE – Caso de Éxito

Casos de éxito
Gestión de Proyectos para la ONCE – Caso de Éxito

Por Alfred Maeso

 

El pasado mes de junio tuve el placer de realizar una formación en Gestión de Proyectos para la ONCE. La formación incluyó la realización del Business GameChallenge of Egypt“.

El objetivo de este workshop es poner en práctica los conocimientos adquiridos en Gestión de Proyectos, gestionando un proyecto muy grande y especial: la construcción de una Pirámide en el Antiguo Egipto. Para que un proyecto de esta envergadura tenga éxito, es necesaria la colaboración y trabajo en equipo entre todos los participantes.

La particularidad en este caso fue que, en los grupos, había personas con deficiencia visual lo que suponía un reto importante de cara a la impartición. Comento en este artículo algunos de los aspectos a resaltar de la preparación y facilitación del workshop, y de los aprendizajes que surgieron.

 

Preparación y asignación de roles

En primer lugar, había varios aspectos a resolver respecto al material y cómo se realizaría el workshop:

  • El juego consiste en construir físicamente (con piezas de LEGO) la pirámide. Hay que manipular piezas de diferentes colores, y moverlas entre equipos situados en diferentes lugares de la sala.
  • Todo el material necesario para planificar el proyecto, diseñar la pirámide, realizar reportes y gestionar riesgos y eventos está en formato papel.
  • Hay otros elementos visuales importantes en su desarrollo: una pantalla muestra el tiempo pendiente en cada una de las rondas de las que consta el juego y también se visualiza el nivel del agua en el que está cada mes el río Nilo.

Teniendo en cuenta esto, la primera decisión que tomamos fue qué rol realizaría cada una de las personas que participaba. En este caso, colaboramos con la Unidad de Accesibilidad de la ONCE para ver los roles que mejor se podían adaptar, y llegamos a las siguientes conclusiones:

  • Los roles asignados a personas con deficiencia visual debían permitir la ejecución normal del juego sin variarlo para no comprometer el aprendizaje.
  • No íbamos a resolver como debían comunicarse los equipos o cómo se debían resolver cada uno de los puntos anteriores, sino que lo dejamos como uno de los aprendizajes que debían obtener del workshop.
  • Para los roles seleccionados, adaptamos parte del material (descripción del rol y el conocimiento asociado) de formato físico a formato electrónico.

 

Facilitación

Mi rol durante la facilitación fue guiar a todos los participantes en el conocimiento del material y las reglas del juego, durante los ciclos de juego hacer respetar los tiempos y ejercer de Faraón (bastante caprichoso, por cierto), y finalmente hacer emerger los aprendizajes durante las rondas de reflexión. Es decir, como siempre. Además, no quise intervenir en conversaciones del tipo “¿De qué color es esta pieza?” o “¿Cuál es el nivel del Nilo este mes?”.

 

Aprendizajes

Aunque las conclusiones que obtuvo el equipo no las voy a compartir, sí que incidiré en algunos aprendizajes que surgieron durante la ejecución que me parecen relevantes:

  • El equipo de Gestión de Proyectos tiene que ser los ojos del cliente. A veces el cliente está ciego respecto a tecnología, problemas, fechas, nivel de calidad… incluso, a veces, ciego respecto al avance y a lo que puede esperar. Una buena gestión de proyectos debe permitirle visualizar el futuro mejor que le espera al finalizar el proyecto.
  • El sistema de reporting utilizado debe servir para conocer el estado real del proyecto. Un reporting burocrático que consume mucho tiempo, y dónde es complicado obtener la información necesaria para tomar decisiones no nos sirve. Los informes deben reflejar la situación real de una manera que permitan, al nivel adecuado, tomar las decisiones que correspondan.
  • Una buena comunicación pasa por adaptar el mensaje, el canal y la herramienta a utilizar en función de la persona que tienes delante.
  • Cada equipo define sus reglas y éstas no son las mismas en todos los proyectos. Lo que funciona en uno, no tiene por qué funcionar en el siguiente.

Y, por último, quería destacar que todo esto sucedió dentro de un ambiente muy divertido con personas implicadas, con ganas de aprender y motivadas en su trabajo.

Os dejo uno de los comentarios respecto al curso:

“Me ha parecido una manera superoriginal de simular el desarrollo de un proyecto real…. Me ha gustado mucho esa manera de hacernos ver tan tangiblemente los problemas que van surgiendo y cómo intentar paliarlos.”

En definitiva, fue una gran experiencia que quería compartir!

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María del Pilar Gutiérrez. SATEC
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