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19/03/20 | Artículo | OpenClass

Teletrabajo: 10 consejos imprescindibles para trabajar desde casa

Pablo Sánchez
People & Development

El Coronavirus Covid-19 nos ha hecho ponernos a todos las pilas con el teletrabajo. Si bien es cierto que la gran mayoría de nosotros alguna vez ha trabajado algún día suelto desde casa, lo cierto es que pocas veces habremos tenido que hacerlo de forma continua. Para ello, hemos preparado una guía con consejos y recomendaciones para que os acostumbréis cuanto antes a esta realidad que nos está tocando vivir y, porqué no, disfrutar y verle la parte más positiva al teletrabajo, que por supuesto, también la hay.

 

Levántate siempre a la misma hora

Es importante tener una rutina que nos ayude a poner foco y organizarnos la jornada. Aunque estos días al ahorrarnos el desplazamiento para ir a trabajar puede que nos podamos permitir poner la alarma un poco más tarde, hay que intentar levantarnos cada día a la misma hora para empezar a establecer esta rutina.

Mattress Inquirer realizó una encuesta a más de 1000 personas que reveló que aquellas personas que son más rigurosas con la hora de despertarse sienten una mayor satisfacción tanto personal y profesional como financiera.

 

 

Vístete como si fueras a la oficina

Son varias las razones por las que debemos mantener el hábito de vestirnos por las mañanas de igual que haríamos para trabajar presencialmente. Aunque la vestimenta sea más casual que la que llevaríamos en la oficina, el hecho de quitarnos nuestro outfit de andar por casa nos ayuda a cambiar el chip y concentrarnos con mayor facilidad en el trabajo.

Y no, no vale que solo nos pongamos ropa de trabajo en la parte superior con la excusa de que la webcam solo muestra el torso. Cómo anécdota, una vez entrevisté a un candidato por Skype que llevaba una camisa y una americana muy elegantes, pero el espejo de detrás revelaba que las combinaba con un pantalón de pijama de los Power Rangers.

 

Crea un espacio de trabajo agradable

Lo resumiría en tres puntos clave + uno extra:

  1. Sé ordenado, que no se nos acumulen los papeles y post-its y puedas encontrar fácilmente lo que buscas.
  2. Ilumina tu espacio a poder ser con luz natural. En la medida de lo posible, si trabajamos con pantalla, la luz no ha de incidir directamente sobre esta.
  3. Prepárate. Hemos de prever el material que necesitaremos y tenerlo a mano, para evitar tener que levantarnos a ir a buscarlo cada vez que lo necesitamos.

Extra: intenta que tu espacio de teletrabajo sea bonito y que te encuentres cómodo, tanto porque se verá reflejado en tu trabajo y productividad como para las fotos de postureo que estamos todos mandando estos días de nuestra “oficina casera” a nuestros compañeros, amigos y familiares.

 

Revisa tu backlog de tareas y prioriza

Cuando realizamos teletrabajo, mantener un listado de todas las tareas a realizar (backlog) y saber priorizarlas se convierte en un punto clave para mantener nuestra productividad, ya que al no estar en el entorno de trabajo habitual tendemos a perder el foco.

Como listado de tareas podemos utilizar herramientas digitales como por ejemplo Tasks si somos usuarios de Google o To-Do si preferimos Microsoft. Y si queremos ir un paso más allá, podemos utilizar tableros Kanban para tener un mejor seguimiento del estado de dichas tareas con tools como Trello o Planner.

Para priorizar, una técnica muy interesante en el teletrabajo es usar la Matriz de Eisenhower, con la que podemos definir la prioridad de cada tarea según su urgencia e importancia. En este artículo de la página de Trello se explica muy bien cómo utilizar esta matriz y organizar las tareas en nuestro tablero.

 

Conéctate con tu equipo

Teletrabajar no implica tener que estar solo y trabajar en solitario. Cada vez se extiende más el termino de “Equipos Virtuales/Virtual Teams”, y no solo por el teletrabajo, ya que desde hace años la globalización ha conseguido que en un mismo proyecto estén trabajando personas que ni siquiera se encuentran en el mismo continente. Esto supone una gran ventaja competitiva, pero a la vez plantea retos de conectividad y coordinación, por no hablar de la gestión de la diversidad.

Todos sabemos que existen múltiples programas y aplicaciones que facilitan mucho la cooperación y conectividad de los equipos virtuales en el teletrabajo. Es importante conocerlas y decidir cuáles son las que mejor se ajustan a nuestros equipos y procesos internos. Una de las más potentes es Microsoft Teams, crea un entorno de trabajo dentro de la misma plataforma a la vez que permite integraciones con otras apps, chatear y virtual meetings. Con el fin de promover el teletrabajo, Microsoft Teams será gratuito durante los próximos 6 meses.

Pero estar conectado con el equipo va más allá de aplicaciones y plataformas. Se trata de establecer una metodología de colaboración que no se vea afectada por la presencia virtual y fomente la coordinación y colaboración del equipo. Daily Meetings, reuniones periódicas de coordinación o sprints son algunas técnicas que podemos utilizar para favorecer la coordinación del equipo.

 

Comprueba las herramientas y programas online

Normalmente sabemos de antemano que vamos a usar durante nuestra jornada: qué plataformas usaremos para hacer reuniones, dónde están los documentos en los que trabajamos con más gente, etc. Es importante que revisemos de forma periódica que todo funciona correctamente, que tenemos acceso y permisos necesarios o que la cámara y micrófono funcionan. Así evitaremos situaciones como la de este sketch:

 

 

Haz descansos breves

Mantener el mismo nivel de concentración durante 8 horas seguidas está demostrado que es inviable y que la mejor forma de mantener nuestra productividad alta es realizando descansos periódicos que nos ayuden a desconectar brevemente para retomar el trabajo.

Para ello (si ya hemos hecho caso al punto 4 de este post sobre planificar tareas y priorizar) podemos utilizar la Técnica Pomodoro, la cual nos ayuda a dividir y gestionar nuestros tiempos de trabajo y desconexión, tal como se explica en este artículo de Lectura Ágil.

 

Sigue los horarios habituales de la empresa

De nada nos sirve estar conectados 24 horas, ya que solo conseguiremos desgastarnos y bajar nuestro rendimiento. Hay que establecer los tiempos en los que vamos a estar trabajando y disponibles, con el fin de aprovechar al máximo esas horas.

Seguir el horario habitual de la empresa nos permitirá estar conectados a la vez que el resto de nuestros compañeros y compañeras, haciendo mucho más ágil la comunicación del equipo y mejorando la eficiencia de la organización.

 

Concéntrate para evitar las distracciones

Qué fácil es decirlo, ¿verdad? Si ya de por sí puede que nos cueste mantener la concentración, seguro que tener a los peques en casa, un vecino que sale a la terraza a mostrarnos lo buen DJ que es y que el barrio organice una partida al “veo veo desde el confinamiento” seguro que no ayuda a la hora de teletrabajar.

Durante el artículo ya hemos comentado algunos consejos para favorecer la concentración: mantener nuestro espacio de trabajo ordenado o gestionar nuestros tiempos de trabajo y descanso. También debemos silenciar o desconectar el móvil personal y cerrar aplicaciones del ordenador que nos puedan distraer. Y si hay mucho en ruido en casa, prueba a reproducir Sonido Blanco o similar (puedes encontrar listas de reproducción buscando “white noise”, “binaural beats” o “zen music for work”).

 

Sé una persona responsable

Sea por el motivo que sea, el teletrabajo implica que la organización confía en el trabajador y se debe responder a esta confianza con responsabilidad.

Es inevitable que estos días de confinamiento tengan un impacto para todas las empresas. Pero es nuestra responsabilidad sacarle el mayor partido a ese impacto y lo conseguiremos con esfuerzo, talento y unión. Es momento de tener los objetivos comunes claros y trabajar por ellos, de colaborar y ayudarnos, de saber adaptarnos. Como dice el refrán: “lo que no nos mata, engorda nos hace más fuertes”.

 


 

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