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28/04/15 | Artículo | Fundamentos Gestión de Proyectos

Self-Service Business Intelligence, por Xavier Saladié

Xavier Saladié
Lead Trainer en Data Solutions

Vamos a hablar hoy de las soluciones Business Intelligence (BI) basadas en Self-Service, o como lo hemos titulado, Self-Service Business Intelligence, y vamos a hacerlo con un ejemplo cotidiano:

Caso ejemplo Self-Service Business Intelligence

Un viernes por la noche 2 parejas (por separado) se disponen a salir a cenar para ir después al cine.

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La primera acude a un conocido restaurante sin haber reservado previamente. Y afortunadamente encuentra mesa. El local está muy lleno, parece que faltan camareros y tardan bastante no sólo en tomarles nota sino también en servirles. Cabe destacar que hacen algunos cambios en los ingredientes de los distintos platos. Y, a pesar de ello, algún plato no se sirve tal y como lo han pedido. Se piden “Un café con leche de soja con la leche natural y un cortado descafeinado de máquina corto de café con sacarina”. Cuando salen del local se dan cuenta de que llegarán tarde a la película.

Dudan si volverán al restaurante porque aunque la comida era excelente, el servicio era lento e insuficiente y no estuvo atento a todas sus solicitudes.

La segunda pareja opta por un buffet para cenar en el que no aceptan reservas, también hay mesas libres. Están muy satisfechos de poder elegir entre las diferentes opciones disponibles sin tener que esperar a que les sirvan. Aunque habrían preferido tener más variedades de vegetales para la ensalada. Les sobra tiempo para tomarse un helado de camino al cine.

Dudan si volverán al restaurante porque, aunque valoran mucho poder elegir ellos mismos los ingredientes de los platos, consideran que la variedad de los mismos era un poco limitada.

Con el auge de las plataformas BI, situaciones como ésta se repiten constantemente en las empresas. BI debe alimentar de datos a sus clientes y además tiene que decidir si lo hace  mediante un canal centralizado, en el que los informes se cocinan a medida, como en el caso de la primera pareja, o, por el contrario, proporcionando un conjunto de herramientas y opciones para que estos puedan construirse sus propias soluciones, como en el caso de la segunda.
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Los argumentos a favor de un enfoque y el otro son claros

Con un canal único, el usuario no necesita de formación específica (o mucho menos), se dispone de un equipo especializado en el diseño de dichas soluciones y también de una mayor flexibilidad dado que la especialización conlleva poder utilizar herramientas muy potentes dedicadas especialmente a dicho propósito. Dichas herramientas requieren de una extensa formación pero, a cambio, permiten un sinfín de posibilidades, aunque para ello, el personal técnico debe estar cualificado de cara a poder conseguir extraer las máximas posibilidades con una dedicación finita y con un rendimiento satisfactorio en el cliente.

Si por el contrario, son los usuarios finales los que diseñan sus propias soluciones, el Time-To-Market se reduce significativamente y es altamente probable que la solución sea del agrado del usuario final dado que ha decidido (entre las opciones disponibles) el qué, el cómo y el dónde.

Por otra parte algunos de los inconvenientes del canal único son que suele provocar un importante cuello de botella, ya que las peticiones se manejan desde un único equipo que habitualmente da soporte a toda la organización y, por tanto, los diseños a medida pueden eternizarse.  Que el usuario propondrá modificaciones (en el mejor de los casos) una vez el diseño esté terminado y entregado. Por no hablar de que, con el despegue definitivo del Bring Your Own Device (BYOD), las soluciones necesitarán particularizarse para diferentes plataformas y es que, cubrir con una solución genérica un entorno multidispositivo, es poco menos que imposible.

En cambio para que los usuarios sean capaces de poder diseñar soluciones en base a sus propias necesidades necesitarán de herramientas a medida, con toda probabilidad distintas a las del canal único, con las que el proceso pueda ser flexible e intuitivo a la vez. Además, para poder conseguir los resultados esperados, necesitarán de una  formación específica.
business-intelligence-3Actualmente para cubrir ambos escenarios podemos utilizar herramientas independientes como Reporting Services, distintos complementos para Excel como PowerQuery o quizás decantarnos por las opciones que nos ofrece una plataforma como Sharepoint en la que podremos integrar dentro de nuestros portales los resultados suministrados por herramientas como Reporting Services, Performance Point, PowerView… de manera que la funcionalidad sea accesible globalmente en un entorno único y centralizado, la mayor parte de las veces mediante personalizaciones No-code.

Con todo ello, podríamos proveer a usuarios finales no solo de herramientas para poder cubrir una gran parte de los aspectos necesarios en el análisis de dichos datos desde aplicaciones específicamente diseñadas para ellos sino también de un punto único de acceso con todas las ventajas que conlleva.

Todas estas herramientas de análisis de datos no solo permiten una gran flexibilidad e interactividad, sino que además posibilitan simular diferentes escenarios de cara a facilitar la obtención de detalles basados en diferentes parametrizaciones y con ellos, conclusiones relevantes.

Probablemente la solución, como en tantas otras alternativas, no sea ni la una ni la otra, sino ambas a la vez. De este modo podríamos disponer de una biblioteca de funcionalidades compartidas accesibles a todos los usuarios con un abanico suficientemente amplio como para que puedan seleccionar la que más se adapte a su necesidad. Mientras que, por otro lado, siempre podrán requerir a equipos especializados una solución “a medida” basada en sus necesidades concretas. Este enfoque permitirá que el equipo de diseño de soluciones se embarque en menos proyectos, que sean menos generalistas y por tanto permitirá una mayor dedicación a los proyectos que realmente requieren de su intervención.

Y es que no conozco ningún self-service en el que pueda comer una fondue.

Autor fotografía: Guillermo Ruiz