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20/01/21 | Artículo | AxelosMSP

Nueva Versión de MSP: Gestión de Programas en entornos completos

Alfred Maeso
Lead Expert en BA, Change Management & PPM

“Nueva Versión de MSP: Gestión de Programas en entornos completos.” de Alfred Maeso

 

Escribo este artículo cuando justo acabo de obtener la certificación Managing Successful Programmes, MSP (AXELOS) Practitioner y, cuando tengo aún frescos los cambios (muchos) de la 5ª edición, publicada hace muy poco, en octubre de 2020.

 

Estoy certificado y soy formador en MSP desde 2014, hace ya unos cuantos años. La versión vigente en aquel momento era la última publicada hasta la fecha, la edición 2011. Siempre me pareció muy interesante el enfoque de Gestión de Programas que propone el marco, aunque, la verdad, quizás un poco demasiado rígido, demasiada estructura. Más en los tiempos de incertidumbre, complejidad y cambio acelerado que vivimos.

 

Por eso me alegré cuando AXELOS anunció la publicación de nueva versión y esperé con expectación el momento para poder revisarla en detalle. Este último mes he podido hacerlo y, tengo que decir de entrada, que me parece una evolución impresionante, en línea con la situación actual que viven las empresas y me parece una herramienta muy útil para llevar a cabo las grandes transformaciones organizacionales. Me gustaría, en este artículo, intentar explicaros los principales cambios de la nueva edición de MSP.

 

 

¿Por qué una nueva versión de MSP?

 

Como decía, las organizaciones viven en este 2020 una situación de cambio acelerado. La innovación tecnológica y la interconectividad creciente provocan cambios sociales, económicos, políticos que obligan a las organizaciones a transformarse, a cambiar continuamente. El vehículo más adoptado para introducir cambios en las organizaciones son los programas.

 

Sin embargo, diversos estudios indican que el índice de éxito es bajo, y que las organizaciones no conocen bien ni disponen de las competencias para gestionarlos adecuadamente. En un contexto, además, en el que las empresas buscan ser cada vez más ágiles para lidiar con la complejidad y la incertidumbre crecientes, parecía el momento ideal para hacer un buen lavado de cara y revisar completamente uno de los marcos más reconocidos, valorados y adoptados en el mundo para la gestión de programas: MSP.

 

Los objetivos perseguidos en esta versión, según indican en la guía, son los siguientes:

 

    • Asegurar que MSP es adaptable, flexible y que puede utilizarse en entornos diferentes, asociados a tipos de cambio organizacional diferente
    • Proporcionar una guía práctica y clara respecto a en qué situaciones es beneficioso utilizar gestión de programas
    • No replicar conocimiento existente en otras guías (gestión de proyectos, agilidad), sino focalizarse en el valor añadido que aporta la gestión de programas
    • Enfatizar la naturaleza incremental de un programa y mostrar como MSP permite una progresión cíclica, iterativa, hacia el estado futuro deseado. Las organizaciones son complejas y el contexto externo emergente, por eso la entrega de beneficios y la creación de valor no puede ser conseguida normalmente a través de pasos secuenciales.

 

 

¿Qué no cambia en la nueva versión de MSP?

 

No cambia el propio concepto de qué es un programa y qué quiere decir gestionar un programa. No cambia tampoco el foco del programa en conseguir los outcomes (o resultados, consecuencias para la organización) y los beneficios.

 

La estructura es la misma: el marco se divide en principios, temáticas y procesos.

 

Los principios son guías de obligado cumplimiento que deben considerarse y estar presentes siempre para que la gestión de programa realmente aporte valor.

 

Las temáticas son aspectos esenciales para el gobierno del programa, que recogen prácticas especialistas para asegurar el alineamiento del programa con los principios, y deben ser aplicadas a lo largo de todo el ciclo de vida del programa. No cambian tampoco la mayor parte de prácticas especialistas como la gestión de beneficios, la gestión de riesgos, o la gestión por excepción (delegación y escalado).

Finalmente, los procesos son un conjunto estructurado de actividades que define la secuencia de acciones, con sus entradas y salidas, a llevar a cabo para conseguir los objetivos del programa.

 

Se acompaña de una definición clara de roles y responsabilidades y documentación asociada.

 

gestión de programas

 

¿Qué cambia en la nueva versión de MSP?

 

Podría resumirlo rápido: todo lo demás.

 

Pero voy a centrarme en los cambios en principios, temáticas y procesos. En esta nueva versión se definen 7 principios, 7 temáticas y 7 procesos (en la anterior versión eran 7, 9 y 6). Y más allá del número, hay cambios significativos en los tres bloques. Intento resumir los principales.

 

Principios

 

En esta nueva versión se pone el foco en la gestión de la complejidad y la incertidumbre, a través de cuatro nuevos principios:

 

      • Deal with ambiguity (lidiar con la ambigüedad). Estamos en entornos cambiantes, complejos e inciertos, donde debemos ser capaces de adaptarnos y ser flexibles.
      • Collaborate accross boundaries (colaborar más allá de los límites). Romper los límites organizacionales, áreas, departamentos, empresas, para buscar una colaboración valiosa para conseguir el éxito.
      • Deploy diverse skills (despliega competencias diversas). Asegura que todo el expertise, conocimiento, competencias, están presentes. Un programa requerirá de muchas skills diferentes que deben colaborar juntas.
      • Bring pace and value (aporta ritmo y valor). A través de poner las decisiones lo más cerca posible del trabajo del día a día, balancear el ritmo necesario de cambio con las obligaciones de la actividad habitual y aprender de la experiencia.

 

Temáticas

 

En todas ellas ha habido cambios sustanciales. Los principales son los siguientes:

 

  • La temática de Organization fusiona las temáticas de la versión anterior Programme organization y Leadership and Stakeholder engagement y recoge los roles y responsabilidades que deben estar presentes en la estructura de gestión de un programa y la manera de influir y hacer participar a los stakeholders.
  • La temática de Design integra las temáticas de la versión anterior de Vision, Blueprint design and delivery y Benefits Management, y recoge los pasos y prácticas necesarios para definir en detalle el Target Operating Model, el modelo detallado de la situación futura deseada. Incluyendo también la elaboración de la visión y la descomposición en outcomes y beneficios.
  • La temática de Decisions no solo recoge las temáticas de la versión anterior de Risk and Issue management y Planning and Control, sino que aporta un enfoque completo para la toma de decisiones a lo largo de un programa.
  • Y finalmente, dos temáticas nuevas: Structure, que recoge el enfoque de cómo abordamos el trabajo en el programa o en los diferentes proyectos que lo forman, incluyendo enfoques ágiles, secuenciales, híbridos o de mejora continua. Y la temática de knowledge, que incluye las acciones y prácticas para gestionar la información y el conocimiento, tácito y explícito, empírico, emergente que surgirá durante el programa.

 

Procesos

 

En cuanto a los procesos, hemos pasado de 6 a 7, manteniendo los dos de inicio y finalización del programa (Identificar un programa y cerrar el programa), pero sobre todo cambiando el enfoque del resto, orientando los nuevos procesos a los objetivos específicos de la gestión del programa, poniendo el foco en outcomes, capacidades y la adaptación y mejora continuaLa ejecución de los procesos por lo tanto es cíclica, y permitiendo la división del programa en tramos (o tranches).  Los nuevos procesos son: diseñar los outcomes, planificar la entrega progresiva, entregar las capacidades, anclar/adoptar (embed) los outcomes, y evaluar nueva información. 

 

Para acabar este artículo creo que la nueva versión de MSP ayuda mejor a las empresas a liderar grandes cambios y transformaciones. Os invito a conocer este marco mejor a través de los cursos que ofrecemos en Netmind. 

 

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