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Gestionando el sistema, no las personas, con Management 3.0


Netmind - Gestionando el sistema, no las personas, con Management 3.0    Art铆culo | Agile y SoftwareManagement 3.0
Miquel Rodr铆guez | 26/06/18

Una frase que resumen muy bien la metodolog铆a de Management 3.0聽es “Gestionar el sistema, no las personas”.

 

Me gustar铆a explicaros un caso pr谩ctico que ejemplifica esta forma de pensar.

En uno de los M谩sters donde imparto la asignatura de Agile ten铆amos un problema de puntualidad con los alumnos. Las clases te贸ricamente empezaban a las 9:00, pero eso nunca ocurr铆a. A esa hora, como mucho, hab铆a uno o dos alumnos en el aula. El resto llegaban a cuentagotas y normalmente la clase empezaba entre 20 y 30 minutos tarde.

驴C贸mo solucionamos un problema de puntualidad con Management 3.0?

Una de los posibilidades era que el formador/a empezara puntual, hubiera los alumnos que hubiera. Pero s铆 solo hay un alumno puede ser complicado e inc贸modo. Por otra parte, si se quer铆a iniciar la clase con un ejercicio, un debate, conversaci贸n…al estilo de flipped classroom, pues m谩s todav铆a.

Desde la universidad siempre se insisti贸 a los alumnos en la importancia de la puntualidad. Incluso se plante贸 la posibilidad de que, una vez empezada la clase, no se pudiera entrar hasta el descanso, para evitar interrupciones constantes. Sin embargo, nada funcion贸…

驴Qu茅 enfoque utilizamos?

Despu茅s de explicar la t茅cnica de las retrospectivas en la asignatura de Agile, decidimos plantear un enfoque diferente. Elegimos realizar una retrospectiva monotem谩tica para tratar el tema de la puntualidad, utilizando los 5 pasos:

 

1) Set the Stage

Empezamos explicando la Directiva de Kerth para 聽poner en com煤n el mindset de una retrospectiva: buscar conjuntamente formas de mejorar, sin buscar culpables. Este paso es realmente necesario e importante, sobre todo al tratarse de la primera retrospectiva para todos ellos.

 

2) Gather data

Conversamos para entender un poco mejor el problema. La puntualidad era mala no solo en la asignatura de Agile, si no en todas las del Master. No se trataba de un problema de una asignatura en concreto, o de un d铆a de la semana, era algo sistem谩tico, que ocurr铆a en todas por igual.

Este punto es importante, ya que no se trataba de algo puntual con una clase, o con un formador. Personalmente, me frustraba ver que llegaban siempre tarde, y pens茅 que no les motivaba lo suficiente, o que algo estaba haciendo mal. Al ver que era algo generalizado, me sent铆 un poco mejor, pero igualmente era necesario resolverlo.

驴C贸mo obtenemos la informaci贸n para resolver el problema?

Durante la sesi贸n, les ped铆 de forma individual, que apuntaran en un post-it a qu茅 hora empezaban normalmente las clases, coincidiendo todos en que era siempre sobre las 9:25 – 9:30.

 

Post-its sobre a que hora deseaban empezar las clases.
Post-its sobre a que hora deseaban empezar las clases.

Alejado de los 5 minutos de cortes铆a al iniciar, las clases comenzaban cada d铆a media hora tarde. C贸mo el pez que se muerde la cola, hab铆an creado un circulo vicioso: la clase empieza tarde, pues llego tarde y no pasa nada. “Como llego tarde, pues empieza tarde”. Cambiar era imposible si no se hac铆a c贸mo un esfuerzo com煤n por parte de todos los implicados.

 

3) Generate insights聽

Generar un insight sobre la hora de inicio fue vital. Les ped铆 que apuntaran a que hora quer铆an empezar la clase en otro post-it. Este fu茅 el resultado:

 

Post-its sobre a que hora deseaban empezar las clases.
Post-its sobre a que hora deseaban empezar las clases.

Comprobar que sus compa帽eros quer铆an empezar pronto, y que ellos mismos tambi茅n, pero que la inercia les llevaba a no hacerlo, puede parecer obvio pero fue revelador. Conversamos acerca de c贸mo cre铆an que se sent铆an sus compa帽eros que quer铆an empezar pronto, pero que debido a la hora de llegada, no era posible. Empatizar entre ellos fue importante para el siguiente paso.

 

4) Decide “what to do”

De nuevo individualmente, les propuse que escribieran en otro post-it a qu茅 hora se compromet铆an a llegar a partir de ese momento. Pudimos comprobar que el deseo de cambiar estaba all铆, ya que el resultado fue que la mayor铆a propuso comenzar a las 9:00 o 9:05.

 

Post-its sobre a que hora se compromet铆an a llegar a las clases.
Post-its sobre a que hora se compromet铆an a llegar a las clases.


驴C贸mo utilizamos los insights que obtenemos con la metodolog铆a de Management 3.0?

 

Se acord贸 entonces que la clase empezar铆a puntualmente a las 9:05, como muy tarde, independientemente de los alumnos presentes en el aula a esa hora. La conversaci贸n en ese momento fue interesante, ya que todos ten铆an ganas de cambiar, pero la experiencia vivida les hac铆a pensar que no ser铆a as铆, y se reflejaba en sus caras.

 

As铆 pues, la 煤ltima actividad individual fue escribir en un post-it聽con el grado de cumplimiento del 0 a 10 al que individualmente se compromet铆an, as铆 c贸mo el grado de cumplimiento que cre铆an que iban a tener sus compa帽eros:

  • A qu茅 hora empezaremos si es por m铆?
  • 驴A qu茅 hora vamos a empezar realmente, a mi pesar?
Post-its con el grado de compromiso que cre铆an que tendr铆an tanto ellos como sus compa帽eros con las horas de llegada.
Post-its con el grado de compromiso que cre铆an que tendr铆an tanto ellos como sus compa帽eros con las horas de llegada.

鈥淒e nuevo, resultados reveladores鈥

 

Algunas de las personas聽 votaron 10-0. Es decir: Yo estar茅 puntualmente aqu铆 cada d铆a, pero nada va a cambiar y no vamos a empezar nunca a tiempo. La conversaci贸n otra vez en este punto fue importante para empatizar m谩s entre ellos.

Por 煤ltimo, vimos que un plan de acci贸n sin poder medir los resultados no servir铆a de nada. Por lo que, bas谩ndonos en la metodolog铆a de Management 3.0, creamos una tabla en un flipchart para ir recopilando 3 datos diariamente:

  • 聽El n煤mero de alumnos presentes en el aula a las 9:05
  • 聽La hora de inicio a la que realmente se empezaba la clase
  • 聽El n煤mero de alumnos presentes a la hora de inicio real
Fotograf铆a de la tabla con la que se hizo el seguimiento posterior.
Fotograf铆a de la tabla con la que se hizo el seguimiento posterior.

Decidimos llamarla “The Early Table” para darle un significado positivo, aunque la opci贸n inicial fue “The Late Table”. Esta tabla era la forma de visualizar la informaci贸n, un sistema para hacerla transparente y p煤blica para todos.

5) Close the Retrospective

Finalmente, en el 煤ltimo paso de la metodolog铆a que hab铆amos desarrollado para solventar los problemas asociados a la puntualidad, les ped铆 feedback acerca de la sesi贸n. La opini贸n generalizada era positiva, aunque con dudas respecto a su efectividad.

 

 

Fotograf铆a del feedback que se di贸 entre los alumnos sobre el nuevo sistema.
Fotograf铆a del feedback que se di贸 entre los alumnos sobre el nuevo sistema.

 

Esta sesi贸n fue un viernes. El domingo por la tarde les envi茅 un correo con las fotos de la sesi贸n, dando las gracias por su participaci贸n, y recordando el compromiso que hab铆an adquirido entre ellos.聽

 

驴Qu茅 resultados obtuvimos?

El lunes a las 9:00 estaban todos los alumnos menos uno. Eso no ocurr铆a desde hac铆a meses. Y lo mejor de todo es que se ha sostenido en el tiempo. Esta retrospectiva fue hace 2 meses, y desde entonces casi todos los d铆as se ha empezado a las 9:05 – 9:10.

 

As铆 que: 隆Objetivo conseguido!

 

La metodolog铆a de Management 3.0 busca tanto la administraci贸n del sistema c贸mo empoderar a las personas para que se auto-gestionen. Imponer una hora de inicio no funcion贸. Crear un entorno donde ellos mismos se auto-impusieron una hora de inicio y poder hacer un seguimiento transparente s铆 que funcion贸.

Si quieres aprender el mindset que hay detr谩s de este enfoque y practicar t茅cnicas, juegos y actividades orientadas a cambiar tu entorno de trabajo, Management 3.0 te puede ayudar, sin ninguna duda.

 

隆Te esperamos en nuestros cursos!

 


Miquel Rodr铆guez

Miquel Rodriguez聽es Consulting Director en聽Netmind. Con 20 a帽os de experiencia en formaci贸n y transformaciones organizacionales, posee las principales certificaciones en este 谩mbito como PMI-ACP庐, PMP庐, CSM庐, SAFe Program Consultant, AgilePM庐 Trainer, AgileBA庐 Trainer, AgilePfM庐 Trainer, DevOps庐 Trainer, PRINCE2庐 Trainer, PRINCE2庐 Agile Trainer, Training from the BACK of the Room Certified Trainer, Management 3.0 Facilitator, LeanIT Kaizen Trainer.

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