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Gestionando el sistema, no las personas, con Management 3.0


Netmind - Gestionando el sistema, no las personas, con Management 3.0    Art√≠culo | Agile y SoftwareManagement 3.0
Miquel Rodríguez | 26/06/18

Una frase que resumen muy bien la metodolog√≠a de Management 3.0¬†es «Gestionar el sistema, no las personas».

 

Me gustaría explicaros un caso práctico que ejemplifica esta forma de pensar.

En uno de los Másters donde imparto la asignatura de Agile teníamos un problema de puntualidad con los alumnos. Las clases teóricamente empezaban a las 9:00, pero eso nunca ocurría. A esa hora, como mucho, había uno o dos alumnos en el aula. El resto llegaban a cuentagotas y normalmente la clase empezaba entre 20 y 30 minutos tarde.

¬ŅC√≥mo solucionamos un problema de puntualidad con Management 3.0?

Una de los posibilidades era que el formador/a empezara puntual, hubiera los alumnos que hubiera. Pero s√≠ solo hay un alumno puede ser complicado e inc√≥modo. Por otra parte, si se quer√≠a iniciar la clase con un ejercicio, un debate, conversaci√≥n…al estilo de flipped classroom, pues m√°s todav√≠a.

Desde la universidad siempre se insisti√≥ a los alumnos en la importancia de la puntualidad. Incluso se plante√≥ la posibilidad de que, una vez empezada la clase, no se pudiera entrar hasta el descanso, para evitar interrupciones constantes. Sin embargo, nada funcion√≥…

¬ŅQu√© enfoque utilizamos?

Después de explicar la técnica de las retrospectivas en la asignatura de Agile, decidimos plantear un enfoque diferente. Elegimos realizar una retrospectiva monotemática para tratar el tema de la puntualidad, utilizando los 5 pasos:

 

1) Set the Stage

Empezamos explicando la Directiva de Kerth para ¬†poner en com√ļn el mindset de una retrospectiva: buscar conjuntamente formas de mejorar, sin buscar culpables. Este paso es realmente necesario e importante, sobre todo al tratarse de la primera retrospectiva para todos ellos.

 

2) Gather data

Conversamos para entender un poco mejor el problema. La puntualidad era mala no solo en la asignatura de Agile, si no en todas las del Master. No se trataba de un problema de una asignatura en concreto, o de un día de la semana, era algo sistemático, que ocurría en todas por igual.

Este punto es importante, ya que no se trataba de algo puntual con una clase, o con un formador. Personalmente, me frustraba ver que llegaban siempre tarde, y pensé que no les motivaba lo suficiente, o que algo estaba haciendo mal. Al ver que era algo generalizado, me sentí un poco mejor, pero igualmente era necesario resolverlo.

¬ŅC√≥mo obtenemos la informaci√≥n para resolver el problema?

Durante la sesión, les pedí de forma individual, que apuntaran en un post-it a qué hora empezaban normalmente las clases, coincidiendo todos en que era siempre sobre las 9:25 Р9:30.

 

Post-its sobre a que hora deseaban empezar las clases.
Post-its sobre a que hora deseaban empezar las clases.

Alejado de los 5 minutos de cortes√≠a al iniciar, las clases comenzaban cada d√≠a media hora tarde. C√≥mo el pez que se muerde la cola, hab√≠an creado un circulo vicioso: la clase empieza tarde, pues llego tarde y no pasa nada. «Como llego tarde, pues empieza tarde». Cambiar era imposible si no se hac√≠a c√≥mo un esfuerzo com√ļn por parte de todos los implicados.

 

3) Generate insights 

Generar un insight sobre la hora de inicio fue vital. Les pedí que apuntaran a que hora querían empezar la clase en otro post-it. Este fué el resultado:

 

Post-its sobre a que hora deseaban empezar las clases.
Post-its sobre a que hora deseaban empezar las clases.

Comprobar que sus compa√Īeros quer√≠an empezar pronto, y que ellos mismos tambi√©n, pero que la inercia les llevaba a no hacerlo, puede parecer obvio pero fue revelador. Conversamos acerca de c√≥mo cre√≠an que se sent√≠an sus compa√Īeros que quer√≠an empezar pronto, pero que debido a la hora de llegada, no era posible. Empatizar entre ellos fue importante para el siguiente paso.

 

4) Decide «what to do»

De nuevo individualmente, les propuse que escribieran en otro post-it a qué hora se comprometían a llegar a partir de ese momento. Pudimos comprobar que el deseo de cambiar estaba allí, ya que el resultado fue que la mayoría propuso comenzar a las 9:00 o 9:05.

 

Post-its sobre a que hora se comprometían a llegar a las clases.
Post-its sobre a que hora se comprometían a llegar a las clases.


¬ŅC√≥mo utilizamos los insights que obtenemos con la metodolog√≠a de Management 3.0?

 

Se acordó entonces que la clase empezaría puntualmente a las 9:05, como muy tarde, independientemente de los alumnos presentes en el aula a esa hora. La conversación en ese momento fue interesante, ya que todos tenían ganas de cambiar, pero la experiencia vivida les hacía pensar que no sería así, y se reflejaba en sus caras.

 

As√≠ pues, la √ļltima actividad individual fue escribir en un post-it¬†con el grado de cumplimiento del 0 a 10 al que individualmente se compromet√≠an, as√≠ c√≥mo el grado de cumplimiento que cre√≠an que iban a tener sus compa√Īeros:

  • ¬ŅA qu√© hora empezaremos si es por m√≠?
  • ¬ŅA qu√© hora vamos a empezar realmente, a mi pesar?
Post-its con el grado de compromiso que cre√≠an que tendr√≠an tanto ellos como sus compa√Īeros con las horas de llegada.
Post-its con el grado de compromiso que cre√≠an que tendr√≠an tanto ellos como sus compa√Īeros con las horas de llegada.

‚ÄúDe nuevo, resultados reveladores‚ÄĚ

 

Algunas de las personas  votaron 10-0. Es decir: Yo estaré puntualmente aquí cada día, pero nada va a cambiar y no vamos a empezar nunca a tiempo. La conversación otra vez en este punto fue importante para empatizar más entre ellos.

Por √ļltimo, vimos que un plan de acci√≥n sin poder medir los resultados no servir√≠a de nada. Por lo que, bas√°ndonos en la metodolog√≠a de Management 3.0, creamos una tabla en un flipchart para ir recopilando 3 datos diariamente:

  • ¬†El n√ļmero de alumnos presentes en el aula a las 9:05
  • ¬†La hora de inicio a la que realmente se empezaba la clase
  • ¬†El n√ļmero de alumnos presentes a la hora de inicio real
Fotografía de la tabla con la que se hizo el seguimiento posterior.
Fotografía de la tabla con la que se hizo el seguimiento posterior.

Decidimos llamarla «The Early Table» para darle un significado positivo, aunque la opci√≥n inicial fue «The Late Table». Esta tabla era la forma de visualizar la informaci√≥n, un sistema para hacerla transparente y p√ļblica para todos.

5) Close the Retrospective

Finalmente, en el √ļltimo paso de la metodolog√≠a que hab√≠amos desarrollado para solventar los problemas asociados a la puntualidad, les ped√≠ feedback acerca de la sesi√≥n. La opini√≥n generalizada era positiva, aunque con dudas respecto a su efectividad.

 

 

Fotografía del feedback que se dió entre los alumnos sobre el nuevo sistema.
Fotografía del feedback que se dió entre los alumnos sobre el nuevo sistema.

 

Esta sesión fue un viernes. El domingo por la tarde les envié un correo con las fotos de la sesión, dando las gracias por su participación, y recordando el compromiso que habían adquirido entre ellos. 

 

¬ŅQu√© resultados obtuvimos?

El lunes a las 9:00 estaban todos los alumnos menos uno. Eso no ocurría desde hacía meses. Y lo mejor de todo es que se ha sostenido en el tiempo. Esta retrospectiva fue hace 2 meses, y desde entonces casi todos los días se ha empezado a las 9:05 Р9:10.

 

Así que: ¡Objetivo conseguido!

 

La metodología de Management 3.0 busca tanto la administración del sistema cómo empoderar a las personas para que se auto-gestionen. Imponer una hora de inicio no funcionó. Crear un entorno donde ellos mismos se auto-impusieron una hora de inicio y poder hacer un seguimiento transparente sí que funcionó.

Si quieres aprender el mindset que hay detrás de este enfoque y practicar técnicas, juegos y actividades orientadas a cambiar tu entorno de trabajo, Management 3.0 te puede ayudar, sin ninguna duda.

 

¬°Te esperamos en nuestros cursos!

 


Miquel Rodríguez

Miquel Rodriguez¬†es Consulting Director en¬†Netmind. Con 20 a√Īos de experiencia en formaci√≥n y transformaciones organizacionales, posee las principales certificaciones en este √°mbito como PMI-ACP¬ģ, PMP¬ģ, CSM¬ģ, SAFe Program Consultant, AgilePM¬ģ Trainer, AgileBA¬ģ Trainer, AgilePfM¬ģ Trainer, DevOps¬ģ Trainer, PRINCE2¬ģ Trainer, PRINCE2¬ģ Agile Trainer, Training from the BACK of the Room Certified Trainer, Management 3.0 Facilitator, LeanIT Kaizen Trainer.

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