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Gestión de Beneficios en Programas con MSP


Netmind - Gestión de Beneficios en Programas con MSP    Artículo | MSP
Alfred Maeso | 01/12/17

Estamos a punto ya de acabar 2017 y empezar el nuevo año, y es un buen momento para echar un vistazo a la situación de madurez actual en gestión de proyectos y programas en las organizaciones. En este sentido, el PMI, como cada año publica su Pulse of the Profession 2017 donde podemos extraer algunas de las principales conclusiones:

 

  • El nivel de éxito global en proyectos y programas ha crecido. Ha habido un 20% de reducción de sobrecostes en los proyectos.
  • Mayor agilidad. Un 71% de organizaciones reportan estar utilizando en mayor o menor medida prácticas ágiles.
  • Mayor madurez en gestión de programas. Un 60% de organizaciones dicen estar utilizando prácticas de gestión de programas
  • Cada vez se aprecia un mayor foco en la gestión de beneficios, aunque sólo un 31% del total de organizaciones consultadas en el estudio dicen tener una alta madurez en la gestión de la obtención de beneficios (BRM, Benefits Realization Management). Las organizaciones con mayor madurez en BRM finalizan un 33% más de programas y proyectos cumpliendo con los objetivos iniciales de negocio

 

Es decir, aunque el nivel global de madurez ha aumentado, incluso el porcentaje de éxito en los proyectos, se aprecia una necesidad global de gestionar mejor los beneficios.

La apuesta por la gestión de programas, en parte, corresponde a esta necesidad de asegurar que las iniciativas de cambio aporten los beneficios esperados y, en este sentido, el uso del framework de AXELOS MSP nos puede ayudar. ¿Cómo? En este artículo intento resumirlo.

MSP define un programa como “una organización temporal creada para coordinar, dirigir y supervisar la implementación de un conjunto de proyectos relacionados de cara a entregar resultados finales y beneficios relacionados con los objetivos estratégicos de la organización”.

Es decir, el objetivo de la gestión de programas precisamente es conseguir los beneficios asociados a la ejecución de un conjunto de proyectos, y no solo la gestión agrupada de estos proyectos. Y ésta es una confusión, me atrevo a decir que generalizada, respecto a la diferencia entre gestión de proyectos y gestión de programas.

El framework MSP se estructura en principios (factores de éxito, aspectos que tienen que estar presentes siempre), temáticas de gobierno (elementos específicos clave para la gestión del programa que deben gestionarse a lo largo de todo su ciclo de vida) y flujo de transformación (el ciclo de vida, los procesos que se deben seguir desde el inicio del programa hasta su cierre). Y una de las temáticas a considerar es, precisamente, la gestión de beneficios. En ella, se define el ciclo de gestión de beneficios que debe considerarse a lo largo de todo el flujo de transformación del programa. A continuación explico brevemente este ciclo de gestión:

 

  • Identificar. Esta etapa empieza tan pronto como sea posible, y debe realizarse a lo largo de todo el programa. MSP considera que la responsabilidad de la identificación debe recaer en las áreas de negocio afectadas por el cambio, y que los beneficios a identificar deben estar alineados con la estrategia y ser medibles, aunque no necesariamente económicos. Una de las técnicas más utilizadas para la identificación de beneficios y la alineación de estos con los resultados de los proyectos y con los objetivos estratégicos es el Mapa de Beneficios
  • Planificar. Implica considerar los momentos temporales donde se deben obtener los beneficios y planificar (por lo tanto, asignar fechas, responsables y coste) las tareas a realizar para asegurar que los beneficios se obtienen, incluso una vez finalizado el programa. Clave en este aspecto la atribución y asignación de responsabilidades para cada tarea del plan
  • Entregar. En esta etapa se irán consiguiendo los beneficios según el plan, una vez los proyectos han transicionado a operaciones. Durante la entrega, se mide la consecución de los beneficios previstos.
  • Revisar. Finalmente, debemos realizar revisiones (temporalmente, y basadas en eventos) para ver hasta qué punto los beneficios obtenidos son los previstos y para identificar e impulsar las acciones correctivas necesarias e iniciar un proceso de mejora continua para cada vez ser mejores en la gestión de beneficios.

 

La gestión de beneficios en un programa, en definitiva, es uno de los aspectos principales a gestionar y, como en el informe de PMI se advierte, clave para el éxito de las iniciativas de cambio en las organizaciones.

 

 

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