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29/06/18 | Artículo | Change ManagementChange Management Workshops

En serio, juguemos con LEGO®para transformar las Organizaciones

Alfred Maeso
Lead Expert en BA, Change Management & PPM

¿Tu Organización esta en un cambio Cultural? Juguemos con LEGO® para transformar las Organizaciones

Soy un convencido del uso de LEGO® para transformar las Organizaciones y su utilidad en un entorno profesional, ¡Es una gran herramienta!

Yo he experimentado su potencia como participante en talleres de LEGO® Serious Play® (LSP), y mi experiencia como facilitador ha sido increíble.

Escribí hace tiempo un artículo acerca de LSP y sus beneficios, pero me gustaría explicar a continuación un par de experiencias concretas con LEGO® asociadas a su potencialidad para impulsar cambios culturales y lo hago porque aún, a veces, la idea de utilizar LEGO® en un taller (o, en general, elementos de ludificación) es percibido como algo frívolo, donde se busca más entretener que obtener resultados profesionales, útiles, que ayuden a resolver problemas.

Siempre digo lo mismo: LEGO® Serious Play® no se puede explicar, se tiene que vivir.

 

Mejorando la relación cliente – proveedor interno, foco en cliente

El primer taller de LSP que os quería explicar, partía con un propósito claro: mejorar la prestación de servicios de un departamento a sus clientes internos.

Focalizarnos menos en optimizar el trabajo interno para focalizarnos más en resolver las necesidades de nuestro cliente, avanzar juntos, de la mano, con nuestros clientes.

Para llevar a cabo el taller, invitamos no solo a personas del propio departamento sino a personas de otras áreas para que pudieran contribuir respecto a lo que esperan de su proveedor interno.

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Taller LEGO® Serious Play® impartido por nuestro Lead Expert Alfred Maeso en semanas pasadas, Juguemos con LEGO® para transformar las Organizaciones

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Taller LEGO® Serious Play® impartido por nuestro Lead Expert Alfred Maeso en semanas pasadas, Juguemos con LEGO® para transformar las Organizaciones

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Taller LEGO® Serious Play® impartido por nuestro Lead Expert Alfred Maeso en semanas pasadas, Juguemos con LEGO® para transformar las Organizaciones

¿Qué conclusiones/aprendizajes obtuvimos?

A través del método LSP conseguimos tener una foto completa y compartida de la situación actual (fortalezas y debilidades en la prestación de servicios), cuál es el modelo de relación cliente-proveedor deseado, y finalmente una primera hoja de ruta acerca de qué iniciativas debemos llevar a cabo para pasar de la situación actual a la situación futura deseada.

El principal aprendizaje hizo referencia al conocimiento mutuo, a la empatía y a entender que todos estamos juntos en el camino de mejora. Hubo incluso iniciativas de mejora no para el proveedor, sino para las áreas cliente. Sirvió también para obtener acciones concretas de ideas abstractas que, durante el taller, el equipo compartió.

Aprendiendo a romper “silos” con LEGO®

La siguiente experiencia que quería comentar no es propiamente de LSP, aunque sí utilizamos LEGO®. Fue un taller donde buscábamos cómo mejorar un proceso interno en una organización.

El problema principal percibido era la cultura de “silos”: cada área de negocio tiene sus propios objetivos, es celosa de su conocimiento, y aparece en las conversaciones siempre el “ellos” y el “nosotros”. ¿Os suena? Creo que no es un problema único de esta empresa.

Durante el taller, una vez definidos el proceso actual y la participación de cada unidad en cada una de sus etapas, planteamos una dinámica de role play. Intercambiamos roles (las personas de finanzas pasaron a realizar el trabajo de operaciones, por poner un ejemplo), y substituimos el trabajo a obtener del proceso por una construcción en Lego. Básicamente el proceso consistía en construir un dragón.

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Taller LEGO® Serious Play® impartido por nuestro Lead Expert Alfred Maeso en semanas pasadas, Juguemos con LEGO® para transformar las Organizaciones

¿Qué conclusiones/aprendizajes obtuvimos?

En primer lugar, conseguimos mejorar la empatía, trabajando con LEGO® pudimos alejarnos un poco de nuestro día a día y del trabajo técnico específico, para centrarnos en las relaciones entre departamentos y cómo nos sentimos. Por ejemplo, nos dimos cuenta como el papel de algunos departamentos era únicamente “proporcionar piezas”, y no se sentían de ninguna manera comprometidos con el resultado final (“dragón”).

Nos dimos cuenta, además, como la información no fluía de manera adecuada entre los departamentos, que a veces no disponían de información suficiente para realizar su trabajo.

Detectamos muchas ineficiencias especialmente a nivel de aprobaciones y de los plazos definidos en el proceso, que la dinámica evidenció.

Para cada uno de estos puntos, en el propio taller, se propusieron mejoras e iniciativas a adoptar basadas en lo vivido con LEGO®, y finalmente el principal aprendizaje obtenido fue el trabajo como equipo. Aprendimos a entender la importancia de sentirnos equipo y cómo conseguirlo en nuestra práctica diaria.

Entonces, y a modo de reflexión final, me gustaría dar algunas ideas respecto a cuándo vale la pena utilizar LEGO® para impulsar cambios culturales:

  • LEGO® es útil para convertir en algo tangible, concreto, ideas abstractas dificiles de entender o asimilar de manera completa (romper silos, mejorar relación con cliente interno, etc)
  • Para aquellas situaciones en las que necesitemos máxima participación e implicación, LEGO® posibilita el trabajo colaborativo y participación activa de todas las personas en el taller
  • LEGO® facilita la creatividad. Es muy útil para llegar a soluciones creativas a problemas complejos
  • LEGO® siempre es emocional, permite obtener conexiones emocionales en un entorno seguro que, por un lado, facilitan la implicación de las personas en el taller, y por otro lado, posibilita la creación de empatía y de colaboración

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