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04/07/19 | Artículo | Open Space

AOS 2019 – Bilbao. Una conferencia en formato Open Space

Ana Aranda
Lead Expert en Project Management

Agile Open Space 2019 – Bilbao

Hace menos de una semana (el 27 y 28 de junio) dimos por finalizada la Agile Open Space 2019 (también conocida como BilbAOS).

Este año hemos tenido la suerte de que se celebrara en el Palacio San Joseren (Las Arenas – Getxo), a un paso del Gran Bilbao, pero lejos de los ruidos, y muy cerca del mar. Una ubicación inmejorable, y muy bien comunicada con Bilbao en transporte público.

Para colmo, los organizadores, cuidando del más mínimo detalle, se encargaron de reservar dos días de sol y luz fantásticos para poder disfrutar del enorme jardín con el que contaba el palacio, esto también permitió habilitar salas en el jardín para acoger más charlas, cosa que fue de agradecer, porque abrió aún más el abanico de posibles conferencias a las que asistir.

 

Open Space

 

Un evento lleno de Agilistas para los que éste de Bilbao era su primer AOS. Hablando con algunos de ellos me di cuenta de que no todos sabían qué esperar del evento. Sé que para muchos es obvio lo que es un Open Space, pero ahora me doy cuenta de que este tipo de conferencias no es conocido por todo el mundo.

En este artículo os voy a contar qué es un Open Space y cuales son las principales diferencias entre la AOS y otras conferencias de la comunidad Agile como la CAS.

 

¿Cómo funciona un Open Space?

Un Open Space es un evento auto-organizado para hablar, debatir y aprender sobre diversos temas. En concreto, la AOS es una conferencia abierta para hablar de metodologías ágiles y XP en la que todos participan y todos son bienvenidos.

En este formato no hay una agenda predeterminada, la agenda la generan los asistentes con sus propuestas.

A diferencia de un congreso o conferencia, en la AOS los mismos asistentes confeccionan la agenda proponiendo temas a tratar sobre los que les gustaría debatir, compartir o aprender, en formato de charlas abiertas, exposiciones, juegos o talleres.

 

Los principios de un Open Space

Un Open Space sigue cuatro principios muy sencillos:

  1. Cualquier persona que llegue es bien recibida: cuando la reunión comienza, las personas que han venido son las apropiadas, sea cual sea la razón por la que hayan elegido venir.
  2. Lo que suceda es lo único que pudo suceder: céntrate en lo que está ocurriendo en lugar de en aquello que pudo haber sucedido.
  3. Cuando se empieza, se empieza: la hora en que se comience es la hora adecuada.
  4. Cuando se termina, se termina: las reuniones pueden tener sus propios ritmos, a veces se usa más tiempo o menos del que se esperaba.

Open Space

Son principios muy básicos y simples, que sirven para gestionar expectativas y también ayudan a que los participantes estemos relajados.

Además de estos principios existe una sola regla, la regla de los dos pies: Si alguien está en un grupo donde no encuentra la posibilidad de aprender o contribuir, es responsable de usar sus dos pies para moverse a otro grupo donde crea que sí lo puede hacer.

 

Personalmente creo que este es el mejor formato de conferencia para compartir, descubrir y enseñar mejores prácticas, y generar nuevas ideas e innovaciones.

En Netmind estamos muy orgullosos de haber sido patrocinadores del AOS 19, y de AOA de años anteriores, y así colaborar con la comunidad Ágil promoviendo este tipo de iniciativas que encajan 100% con nuestro #AlwaysLearning.

 

 

Propuestas de las temáticas en el Open Space

A diferencia de la CAS (Conferencia Agile Spain) En este tipo de conferencias no hay un comité organizador que decide en nombre de todos los asistentes cuáles son las áreas de interés.

En una Open Space cualquiera propone temas utilizando como punto de partida una plantilla indicando:

  • Título: Título y brevemente el objetivo de esta sesión
  • Tipo: Debate/Exposición/Juego/Dinámica
  • Propuesto por: Nombre de persona/grupo
  • Necesidades: Requisitos especiales

 

El tema lo puedes traer preparado de casa o puedes proponer temas que se te ocurran allí mismo, esto último aporta muchísima frescura.

 

Open Space

En este punto he de decir que en la retrospectiva del primer día salieron comentarios del estilo “minimizar el uso de PowerPoint, es decir preparado quiere decir pensado, no lo asociemos directamente con llevar una PPT, es más, en este tipo de eventos se agradecen formatos más “imaginativos”.

 

Cuando todos aquellos que quieren proponer algo han cumplimentado la plantilla, nos agrupamos frente a un espacio llamado Market Place (un tablón del que se colgarán todas las propuestas), y uno a uno vamos pasando, presentando nuestros temas (no más de 30 segundos por presentación).

 

A continuación, se reparten 3 “pegatinas” de colores a cada asistente y comienzan las votaciones.

 

 

La organización hace recuento de votos. Los puntos de colores que veis en la plantilla son el número de votos. Aquellas propuestas con más votos se programan en las distintas salas y a partir de ahí empezamos a trabajar con la regla de los dos pies. Cada uno elige la sala a la que ir.

 

¿Hay vida más allá de los contratos “TIME & MATERIAL”?

Para que veáis el formato de alguna sesión adjunto fotos de mi propuesta: ¿Hay vida más allá de los contratos “TIME & MATERIAL”?

 

Open Space

 

Mi propuesta era un debate sobre cómo convivir con Agile en empresas más tradicionales en la que hay que pasar por el proceso tradicional de “Compras”.

¿Qué hacer cuando la relación no es sólo entre el cliente y el proveedor (que saben, conocen y aceptan las reglas del juego Agile) si no que entran en juego otras partes (Compras y Finanzas) con otro tipo de objetivos/intereses?

Como podéis ver era un formato de debate donde todos participamos, y a mano alzada íbamos cediéndonos la palabra.

 

¿Diferencias entre la AOS y otras conferencias de la comunidad Agile?

  • El Agile Open Space es un evento auto-organizado, otro tipo de conferencias tienen un mayor formalismo.
    Esto tiene asociado cierta carga de responsabilidad, todos somos responsables de actuar sobre aquello que no nos agrada, todos somos responsables de proponer y llevar a cabo mejoras.
  • En la AOS los asistentes confeccionan la agenda proponiendo temas a tratar sobre los que les gustaría debatir, compartir o aprender, en otro tipo de conferencias como por ejemplo la CAS hay que hacer una presentación formal de los temas a tratar y es la organización la que se encarga de filtrar y seleccionar los temas propuestos.
    Por cierto aprovecho este artículo para informaros que ya se ha abierto el plazo de “call for papers” de la CAS 2019 que este año se celebra en Barcelona.

 

Open Space

 

AOS y otras conferencias de la comunidad Agile, un punto en común

Estas son las principales diferencias entre un Open Space y otros tipos de conferencias, pero prefiero destacar lo que tienen en común: su espíritu.

Cualquier conferencia Agile es un espacio de puesta en común, de participación e intercambio de ideas, experiencias y aprendizajes para compartir dentro y fuera de la comunidad Agile.

 

Creo que es importante destacar que este tipo de eventos no son solo para agilistas, son eventos en los que compartimos experiencias sobre metodologías ágiles, pero no están dirigido únicamente a profesionales del agilismo –Agile coaches, Scrum Masters, Product Owners… -, están  “orientados a cualquier persona relacionada con el desarrollo de software en su sentido más amplio”.

Desarrolladores, arquitectos de software, Project Managers, CTOs, CIOs… cualquiera que en su día a día tiene que ver con el desarrollo de software crecerán profesionalmente, y van a poder compartir experiencias y generar contactos con otras personas de distintas ámbitos profesionales y de distintos tipos de compañía. Todo el mundo es bienvenido.

 

Open Space

 

Los que formamos parte de Netmind estamos orgullosos de que nuestra empresa promueva este tipo de iniciativas y para cualquiera de nosotros es una alegría llegar a la AOS, o la CAS y ver un montón de caras conocidas, aunque he de reconocer, que casi nos hace más ilusión ver la cantidad de caras nuevas que se unen a nuestro movimiento año tras año.

¡Nos vemos en la CAS 2019 – Barcelona, 22 y 23 de Noviembre, Palacio de Congresos de Cataluña!

 

#AlwaysLearning